Далее по тексту также «Кодекс»
1. Введение
1.1. В компании ООО «Интернет Решения» (далее также «Покупатель») безопасность и качество товаров, производимых с использованием Интеллектуальной собственности OZON, имеют первостепенное значение и являются фундаментом, на котором строятся доверие и приверженность к Покупателя и товаров, в отношении которых используется Интеллектуальная собственность OZON со стороны наших потребителей и клиентов, и мы ожидаем, что и наши поставщики разделят нашу приверженность.
Настоящие требования к поставщикам были разработаны Покупателем после анализа и оценки отраслевых стандартов, дефектов товаров, результатов аудита качества на производственных площадках, а также после изучения фактов возврата товаров на торговой площадке OZON (www.ozon.ru). Этот анализ и оценка помогли нам определить, какие программы, при их надлежащем исполнении, помогают предотвратить возврат товаров, появление жалоб потребителей, и производить товары надлежащего качества.
1.2. Термины и определения, упомянутые в Кодексе, используются в значении, придаваемом им Кодексм, если иное значение не придано им договором, заключенным между Покупателем и Поставщиком, в текст которого включена ссылка на данное Кодекс (далее «Контракт»).
1.3. Каждая производственная площадка, производящая товары с использованием Интеллектуальной собственности OZON, должна соответствовать требованиям, изложенным в настоящем Кодексе.
Настоящие требования не исключают и не заменяют собой подлежащие соблюдению законодательные или нормативные акты.
Требования Кодекса применяются в дополнение к требованиям, установленным в Контракте.
В случае противоречия между:
- положениями настоящего Кодекса и Контракта или
- Кодекса и иных приложений к Контракту,
положения Контракта или соответствующих приложений к Контракту будут иметь преимущественную силу.
1.4. Покупатель вправе изменять Кодекс в одностороннем порядке. Новая версия Кодекса публикуется на сайте, вступает в силу и применяется к отношениям сторон без подписания дополнительного соглашения к Контракту.
Покупатель направляет Поставщику уведомление об изменении Кодекса не менее чем за 15 рабочих дней до вступления в силу изменений. Уведомление может быть направлено по электронной почте на адрес, указанный в Договоре.
Покупатель вправе исправлять технические и орфографические ошибки в Кодексе без уведомления Поставщика.
2. Одобрение площадки. Аудит
Все производственные площадки (как принадлежащие Поставщику, так и принадлежащие третьим лицам), производящие товары с использованием Интеллектуальной собственности OZON, а также организации, осуществляющие хранение и/или дополнительные операции с товарами, в отношении которых используется Интеллектуальная собственность OZON (далее – Площадки), должны быть одобрены Покупателем.
Покупатель оставляет за собой право на проведение аудита Поставщика, а также Площадок сотрудниками Покупателя, либо силами третьей стороны. Уведомление о намерении Покупателя провести аудит направляется заблаговременно. Однако в особых обстоятельствах Покупатель может проводить также неанонсированные аудиты.
В случае если по результатам проведения аудита Поставщика и/или Площадки, будет установлено их несоответствие требованиям Контракта, Кодекса и/или результатам, предоставляемых Поставщиком аудитов, Поставщик обязуется компенсировать Покупателю документально подтвержденные расходы на проведение аудита, а также компенсировать все Дополнительные расходы (если таковые производились).
3. Требования по качеству
Все Площадки должны иметь документированную систему качества, включая:
(a) наличие организационной схемы, политики по качеству, Кодекса по качеству;
(b) политика по качеству должна иметь выражение в том числе в годовых целях по качеству с соответствующими показателями.
Цели/показатели по качеству должны анализироваться Кодексм как минимум ежегодно и коммуницироваться внутри компании, владеющей и/или осуществляющей управление Площадкой.
Ответственность и полномочия в области управления качеством должны быть ясно определены, включая:
а) должностные инструкции персонала;
b) для каждой позиции, выполняющей функции по качеству, должен быть определен заместитель.
Хранение документации, записей и образцов Товаров должно осуществляться Поставщиком в течение:
- срока годности товара + 1 год.
Изменения в производстве:
Поставщик должен уведомить Покупателя о своем намерении внести какие-либо изменения, которые могут повлиять на безопасность, качество и технические параметры товара (изменение состава товара, новое сырье, новая производственная линия, Площадка или новые техпроцессы). Любое изменение должно быть согласовано с Покупателем в письменной форме до введения в действие. Покупатель оставляет за собой право оценивать, необходимо ли проведение аудита для одобрения внесения изменений.
4. Управление инфидентами и кризисными ситуациями
Каждый Поставщик должен создать, документально оформить, внедрить и поддерживать (в том числе на Площадках) программу идентификации, оповещения и нейтрализации потенциальных или реальных инцидентов и кризисных ситуаций.
(a) Эта программа должна обеспечить быстрый, точный и адекватный ответ на инциденты, которые могут произойти, включая отзывы товара, использую систему идентификации и прослеживаемости;
(b) На каждой Площадке должно быть назначено лицо, ответственное за разрешение инцидентов и кризисных ситуаций;
(c) Эффективность процесса разрешения инцидентов и кризисных ситуаций должна тестироваться ежегодно, включая анализ и оценку актуальности списка внутренних и внешних контактных лиц.
5. Возврат товара
Поставщик (а также все Площадки) должен иметь документированную процедуру возврата товара, которая обеспечивает быстрое и эффективное реагирование на инциденты с товаром, которые представляют собой неприемлемый риск для Покупателя и/или потребителя.
Процедура возврата должна включать в себя:
(a) Процедуры уведомления, в том числе - списки контактных лиц и контактные данные клиентов;
(b) Протокол возврата и утилизации всего затронутого инцидентом товара с указанием полномочий и ответственности за обеспечение полного возврата товара;
(c) Определение мест, дат и количеств затронутой инцидентом товара, поставленной в цепочку поставок или напрямую клиентам;
(d) Протокол изоляции товара и/или материалов, затронутых инцидентом, оставшихся под контролем Поставщика/Площадки.
Система отзыва и возврата должна тестироваться ежегодно.
6. Надлежащие производственные практики
В компании Поставщика, а также на всех Площадках, должны быть внедрены надлежащие производственные практики, которые обеспечивают обработку и хранение товара в соответствующих санитарных условиях, следить за надлежащей личной гигиеной и здоровьем персонала.
Здания и сооружения должны быть спроектированы, построены и обслуживаться таким образом, который соответствует характеру производственного процесса и не представляет риска для товара:
(a) конструктивно соответствуют требованиям (прочная конструкция, эффективный водосток и отсутствие протечек крыши), есть достаточно пространства для проведения производственных операций;
(b) Здания и сооружения поддерживаются в соответствующем состоянии, границы четко определены;
(c) Дороги, дворы и стоянки имеют сливы /дренажи;
(d) Элементы конструкции, включая полы должны быть прочными, без повреждений, трещин, дыр, отверстий или других недостатков, которые могут стать источником проникновения вредителей, размножения микрофлоры, загрязнения товара;
(e) Стены и полы производственной зоны должны быть моющимися или легко очищаться;
(f) Должна быть разработана и внедрена система управления отходами, позволяющая предотвратить загрязнение товара или производственных зон;
(g) Поставщик и Площадка должны внедрить программу для безопасного инженерно-технического и коммунального обеспечения в зоне производства и обращения с товарами. Они включают в себя окружающий воздух, сжатый воздух, воду и пар. Поставщик и Площадка должны контролировать точки доступа для вышеупомянутых инженерных сетей, а также систем отопления и вентиляции.
Управление материалами с нанесенной печатью: уничтожение или переработка материалов с логотипом и/или товарным знаком и/или иными Объектами интеллектуальной собственности Покупателя:
(a) Поставщик должен обеспечить процедуру, гарантирующую, что любые забракованные, списанные или отданные на переработку материалы (включая отходы производства), содержащие любую символику, название, товарный знак, логотип, Иллюстрированное оформление или любую другую Интеллектуальную собственность OZON, не могут быть повторно использованы;
(b) Поставщик должен иметь документированный процесс уничтожения, утилизации и переработки материалов (в том числе упаковочных). Когда это делается третьей стороной, обязанности и методы обеспечения уничтожения материала указываются в контрактах, включая проверку уничтожения.
Поставщик и Площадки должен внедрить и задокументировать программу управления вредителями для эффективного мониторинга и борьбы с вредителями на объекте и прилежащей территории.
7. Производство
Процессы проектирования и разработки новых товаров должны быть внедрены для обеспечения производства безопасного и соответствующего законодательству товара с установленными параметрами качества.
Технические характеристики товара должны быть согласованы в письменной форме с Покупателем до начала производственного процесса.
Поставщиком должен быть внедрен процесс согласования и формального подтверждения концепта конечного товара и его дизайна со стороны Покупателя.
Поставщик должен обеспечить наличие и использование актуальных версий технических характеристик Товара, согласованных Покупателем, на Площадках, а также обеспечить соответствующему персоналу доступ к ним. Товар и процессы производства должны соответствовать следующим требованиям:
(a) Поставщик должен поставлять только товар полностью соответствующую согласованным с Покупателем характеристикам;
(b) Если Поставщик предполагает, что согласованные с Покупателем требования к товару не будут выполнены, тогда он должен немедленно уведомить об этом Покупателя.
Поставщик должен гарантировать эффективное обеспечение качества на всех этапах производства товара.
Поставщик должен произвести анализ производственных процессов (включая, где применимо, процессы печати) для определения критических для качества конечного товара этапов. Для каждого такого этапа должны быть определены и документированы технологические параметры/настройки оборудования (спецификация процесса производства).
Регулярные проверки качества должны проводиться Поставщиком для подтверждения того, что готовый товар находится в пределах допусков, установленных в согласованных характеристиках товара.
В случае, если на упаковку товара наносится печать, у Поставщика и Площадок должны быть внедрены меры, гарантирующие разборчивость и правильность напечатанной информации и ее соответствие требованиям Покупателя и требованиям Контракта и применимого законодательства.
8. Хранение и транспортировка
Помещения, используемые для хранения ингредиентов, упаковки и товара, должны соответствовать надлежащим складским практикам, как минимум:
(a) состояние товара на складе должно оцениваться через определенные промежутки времени для обнаружения загрязнения, несанкционированного вмешательства, кражи, повреждения, антисанитарных условий и т.п.
(b) доступ к помещениям для хранения товара, упаковочных материалов и к внешним складским объектам должен быть ограничен и разрешен только уполномоченному персоналу;
(c) для всех материалов или товаров, хранящихся для Покупателя, должна быть внедрена эффективная система FIFO (первый пришел, первый ушел) или FEFO (первым используется материал с более ранней датой истечения срока годности);
(d) продукция или материалы, которые имеют сильный запах, должны быть отделены, чтобы избежать перекрестного загрязнения:
(e) Поддоны, стеллажи и оборудование должны находиться в хорошем состоянии, чтобы предотвратить любое физическое повреждение материалов или изделий (например, без торчащих гвоздей, деревянной щепы и т. д.).
9. Программа оценки поставщиков
Закупка материалов должна контролироваться Поставщиком для обеспечения того, что используются только контрагенты, способные соответствовать согласованным требованиям, в том числе, но не ограничиваясь:
(a) Поставщиком должна быть разработана и внедрена процедура утверждения контрагентов, поставляющих любые ингредиенты и/или упаковку, которые используются при производстве товаров для Покупателя;
(b) список утвержденных контрагентов должен быть доступен Покупателю по первому требованию;
(c) Поставщиком должна быть предусмотрена процедура регулярной оценки уровня соответствия контрагентом.
10. Внутренние аудиты
Поставщик и Площадки должны иметь программу внутренних аудитов по качеству, которая используется для непрерывного улучшения качества товара и производственных процессов.
11. Управление жалобами
Поставщик должен иметь план и систему для эффективного сбора, регистрации, расследования и управления жалобами, инцидентами, изъятиями и отзывами товара, чтобы гарантировать, что все потенциальные риски для качества и соответствия товара требованиям Контракта и применимого законодательства контролируются.